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2018年11月8日下午，合肥院開展院屬子公司檔案工作“質(zhì)量管理提升年”活動，組織各分子公司檔案管理人員前往建材裝備公司考察交流檔案工作，本次考察交流活動由張永龍副院長帶隊，院本部檔案室組織。

當(dāng)天下午，考察組一行26人抵達(dá)建材裝備公司后，由建材裝備公司總經(jīng)理楊成鋼陪同參觀了該公司的檔案庫房、閱覽室、辦公室等基礎(chǔ)設(shè)施，詳細(xì)觀看了該公司的文書、合同、科技、實物等檔案資料和臺賬，建材裝備公司的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的庫房與檔案管理給大家留下了深刻印象。

隨后雙方在會議室開展了檔案工作交流會，與會人員就檔案管理工作進(jìn)行了進(jìn)一步研討交流，談到檔案工作的切身體會，大家紛紛踴躍發(fā)言、毫不藏私，首先由建材裝備公司檔案管理人員向大家全面介紹了該公司的檔案室建設(shè)、制度建立、人員配備、檔案管理和檔案信息化建設(shè)等情況，并分享了在檔案管理工作中的一些做法和經(jīng)驗，環(huán)保公司介紹了通過對項目檔案資料進(jìn)行閉環(huán)管理的實踐，有效解決和預(yù)防了大量法律風(fēng)險，鋼構(gòu)公司則介紹了將工程項目檔案錄入信息化軟件中帶來的切實成效，機(jī)電、固泰、粉體、工程等其他分子公司檔案管理人員也紛紛發(fā)表了在檔案利用、檔案保密、分類管理等工作中的心得體會。

張永龍副院長認(rèn)真聽取了大家的發(fā)言后，肯定了各個分子公司在檔案工作中取得的成績和進(jìn)步，大家在檔案工作中充分發(fā)揮了聰明才智，總結(jié)出了許多值得借鑒的方法和思路，這與領(lǐng)導(dǎo)的重視和工作人員的認(rèn)真負(fù)責(zé)是分不開的，希望全院各分子公司加強(qiáng)檔案工作的規(guī)劃與建設(shè)，推動合肥院的檔案工作向集團(tuán)化的管理模式轉(zhuǎn)變。

張永龍副院長談到，隨著合肥院和各分子公司的不斷發(fā)展壯大，檔案管理工作的重要性日益凸顯，檔案資料是企業(yè)的重要信息資源和無形資產(chǎn)，在支撐科研開發(fā)工作、保障職工利益、應(yīng)對法律風(fēng)險、企業(yè)文化建設(shè)等方面都發(fā)揮著極其重要的作用，也是企業(yè)發(fā)展歷程中各個歷史片段的最真實記錄。

針對院屬子公司的下一步檔案工作，張永龍副院長提出了一些具體要求：一是要做好檔案管理的建章立制工作，尤其是要準(zhǔn)確把握歸檔范圍和分類辦法；二是要加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)工作，發(fā)揮好檔案的利用價值；三是要加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，將檔案業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)交流活動常態(tài)化；四是要認(rèn)真吸取巴西國家博物館大火事件的經(jīng)驗教訓(xùn)，切實做好檔案資料的安全、保密工作。

此次考察交流活動使大家看到了差距，同時也學(xué)到了不同的工作方法和工作思路，為進(jìn)一步做好檔案管理工作指明了方向。